Rechtstipp des Monats – Private Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz

Redaktion   //   November 14, 2011   //   0 Kommentare

Die aktuelle Reihe des Making Games Rechtstipps  befasst sich mit dem Datenschutz als einem von mehreren Erfolgsfaktoren im Unternehmen. Im ersten Teil haben wir die Grundlagen zum Datenschutz im Betrieb erläutert und aufgezeigt, warum ein vorbeugendes Datenschutz-
management wichtig ist. Nun steigen wir in die alltägliche Praxis im Unternehmen ein und werden anhand von drei Fallgruppen die Vor- und Nachteile für den Arbeitgeber erklären, die eine private Internet- und E-Mailnutzung des Arbeitnehmers mit sich bringt.
 


Jedes Unternehmen beschäftigt sich zwangsläufig irgendwann mit dieser Problematik, sei es, weil ein Mitarbeiter einen Teil seiner Arbeitszeit auf die Erledigung privater Angelegenheiten über das Internet verwendet und die Möglichkeiten einer Kündigung geprüft werden müssen, oder weil der Arbeitgeber sein Vertrauen in die Loyalität des Mitarbeiters verloren hat und beabsichtigt, die E-Mail-Korrespondenz zu kontrollieren. So oder so ist das Kind in der Regel schon in den Brunnen gefallen, wenn der Unternehmer anwaltlich diese Fragestellung prüfen lässt. Denn in den meisten Unternehmen fehlen klare Regelungen zur privaten und dienstlichen Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz sowie das Bewusstsein des Arbeitgebers für den Umgang mit dieser Problematik.

 

Erlauben, verbieten oder dulden?

Aus datenschutzrechtlicher Sicht lassen sich im Wesentlichen drei Fallgruppen unterscheiden, die in der unternehmerischen Praxis vorkommen:

  • Der Arbeitgeber erlaubt die private E-Mail und Internet Nutzung z.B. durch Regelungen im Arbeitsvertrag, in einer Richtlinie oder  Betriebsvereinbarung und schränkt diese allenfalls hinsichtlich gesetzlich unzulässiger Handlungen ein.
  • Der Unternehmer verbietet die Privatnutzung insgesamt und kontrolliert die Einhaltung des Verbots.
  • Der Arbeitnehmer verbietet die private E-Mail und Internetnutzung zwar, duldet sie aber im Alltag.

Zu allen drei Praktiken ist der Arbeitgeber befugt, da er dem Arbeitnehmer den PC, den E-Mail-Dienst oder ein mobiles Arbeitsgerät (Notebook, Tablet-PC oder Smartphone) als betriebliches Mittel zur Verfügung stellt – grundsätzlich natürlich zur Erledigung der arbeitsvertraglichen Aufgaben gedacht.

 

Erlaubnis der privaten E-Mail- und Internetnutzung

Gestattet der Arbeitgeber die private Nutzung neben der dienstlichen, ist er zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses (§ 88 Telekommunikationsgesetz/TKG und Art. 10 GG) verpflichtet und darüber hinaus ist er Anbieter von Telemedien gem. Telemediengesetz (TMG). Die Datenschutzbestimmungen des TMG, insbesondere des § 15 Abs. 1 TMG erlauben dem Anbieter (=Arbeitgeber) nur dann die Erhebung und Verwendung der personenbezogenen Daten seines Nutzers (=Arbeitnehmer), wenn dies erforderlich ist, um die Inanspruchnahme von Telemedien zu ermöglichen und abzurechnen. Zu diesen Nutzerdaten zählen u.a. die Merkmale zur Identifikation des Nutzers und die Angaben über Beginn und Ende. Schon mangels Abrechnungszweck darf der Arbeitgeber daher nicht die konkreten Daten in Bezug auf ein vom Nutzer konkret in Anspruch genommenes Telemedium, d.h. die Verbindungsdaten und den Inhalt der E-Mails des Arbeitnehmers kontrollieren.

Kurzum, jegliche Überwachung der Inhalte sowie der Verbindungsdaten der Internet- und E-Mail-Nutzung des Arbeitnehmers ist unzulässig. Der Arbeitsgeber kann sich andernfalls sogar nach § 206 StGB strafbar machen. Die Grenzen für eine Ausnahme vom Überwachungsverbot zum Zwecke der Missbrauchskontrolle sind hier extrem eng und bedürfen ganz konkreter Verdachtspunkte.

Ein weiterer Nachteil des Arbeitgebers ergibt sich aus § 109 TKG, wonach er als Erbringer der geschäftsmäßigen Telekommunikationsdienste verpflichtet ist, angemessene Vorkehrungen und sonstige Maßnahmen zum Schutz des Fernmeldegeheimnisses zu treffen. Zu den meist sehr aufwändigen Maßnahmen gehören Zutritts- und Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsslungen sowie der Schutz der Firewall-Auswertungsprotokolle vor unbefugter Einsichtnahme. Der Schutz erstreckt sich auf alle Inhalts- und Verbindungsdaten, die Auskunft über die an der Internetnutzung oder am E-Mail-Verkehr Beteiligten geben könnten.

 

Vermengung privater und dienstlicher E-Mails

Das größte Problem bei der Erlaubnis der Privatnutzung entsteht, wenn der Arbeitgeber nicht die private und dienstliche E-Mail-Nutzung trennt, z.B. in dem er dem Arbeitnehmer die Kommunikation insgesamt über eine personalisierte Firmenadresse (mustermann@firma.de) erlaubt. Denn dann werden die geschäftlichen E-Mails sozusagen mit dem erhöhten Schutz der Privatkommunikation angesteckt und hindern den Arbeitgeber an einer Kontrolle der dienstlichen E-Mails.

 

Tipp: Nutzungsformen wie das chatten oder der Einsatz anderer Kurzmitteilungsdienste unterliegen ebenfalls dem Fernmeldegeheimnis, wenn eine Privatnutzung erlaubt ist.

 

Ein Teil der Gerichte differenziert inzwischen in Bezug auf den Verbleib der archivierten E-Mails, so dass sich die Anwendung des Fernmeldegeheimnisses nicht auf bereits gelesene und abgelegte private E-Mails erstreckt. Bleiben die E-Mails nach dem Empfang auf einem innerbetrieblichen Speicherplatz, unterliegen sie dem Herrschaftsbereich des Arbeitnehmers, der sie selbst gegen unbefugten Datenzugriff sichern kann, der Schutz des Fernmeldegeheimnisses entfällt. Für diese sog. ruhenden E-Mails gilt dann aber dennoch das BDSG, wonach der Arbeitgeber auch nur in Ausnahmefällen zum Schutz des Unternehmens (konkreter Verdacht auf Pflichtverletzungen) auf diese E-Mails zugreifen darf. Ob man diese neue Rechtsprechung auch auf ruhende Verbindungsdaten bei der Nutzung des Internets übertragen ist fraglich, denn im Gegensatz zu E-Mails verwaltet der Arbeitnehmer nicht selbstständig seine Internetverbindungsdaten.

 

Tipp: Wesentlich effektiver ist es daher für den Arbeitgeber, wenn er die Privatnutzung anderweitig zulässt. So hat es sich bewährt, diese nur an speziellen Internet-Stationen zu erlauben oder aber den Arbeitnehmer zu verpflichten, dass er private E-Mails nur über Systeme verschickt und empfängt, die über den Browser und nicht über das betriebseigene System abgewickelt werden, wie z.B. gmx, yahoo etc.) und dies zusätzlich auf bestimmte Zeiten beschränkt. In diesen Fällen unterliegt der Arbeitgeber zwar noch immer den strengen gesetzlichen Vorschriften für die Privatnutzung, allerdings vermeidet er eine Infizierung der dienstlichen Kommunikation, die über das betriebseigene System geführt wird. Durch die zeitliche Begrenzung der Privatnutzung wird erreicht, dass sogar Verbindungsdaten mit Ausnahme der bewilligten Zeiten für Privatnutzung überprüft werden dürften.

 

Verbot der privaten IT-Nutzung

Grundsätzlich gilt auch bei fehlender Regelung, dass lediglich eine dienstliche Nutzung erlaubt ist. Die Praxis zeigt aber, dass ein klares Verbot der IT-Nutzung zu privaten Zwecken und dessen konsequente Überprüfung der Einhaltung für alle Beteiligten deutlich transparenter ist. Der Arbeitgeber vermeidet durch das Verbot zum Anbieter nach TMG und TKG zu werden; der Arbeitnehmer ist datenschutzrechtlich betrachtet, weniger stark geschützt.

 

Tipp: Eine private Nutzung liegt nicht schon dann vor, wenn der Arbeitnehmer seiner Familie mitteilt, dass er länger arbeiten muss und daher später daheim sein wird.

 

Der Arbeitgeber bleibt bei einem Verbot »lediglich« an das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gebunden, wonach es dem Arbeitgeber untersagt ist, den Inhalt privater E-Mails oder auch privater Telefongespräche zu überwachen. Den Inhalt ein- und ausgehender dienstlicher E-Mails (ähnlich wie Geschäftspost) und die Verbindungsdaten darf der Arbeitgeber nach überwiegender Ansicht der Gerichte hingegen kontrollieren. Dies regelt § 28 Abs. 1 Nr. 1 oder Nr. 2 BDSG, wonach er zur Verarbeitung von Verbindungs-, Inhalts- und Nutzungsdaten des Arbeitnehmers befugt ist, wenn die Verwendung der Daten der Zweckbestimmung des Arbeitsvertragsverhältnisses zwischen ihm und dem Mitarbeiter dienen oder wenn es zur Wahrung der Arbeitgeberinteressen erforderlich ist und diese nicht durch ein schutzwürdiges Interesse des Arbeitnehmers überwogen werden.

Sobald die Überwachung der Erfüllung der Pflichten dient oder zur Wahrnehmung der Rechte aus dem Arbeitsvertrag erforderlich ist und das Allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers nicht überwiegt, wird man zu einer Erlaubnis gelangen. Auch zum Zwecke der Datensicherung und Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Betriebs der Datenverarbeitungsanlage ist eine Protokollierung und Speicherung erlaubt. Das Gebot der Datenvermeidung und Sparsamkeit sollte aber insgesamt berücksichtigt werden.

 

Tipp: Aufgepasst bei dienstlichen Mails, bei denen sich schon aus dem Betreff ein eindeutig privater Charakter ergibt: das Lesen des Mail-Inhalts könnte unter Umständen – auch im Sinne einer abgestuften Kontrolle – als unzulässig beurteilt werden. Dies betrifft im Grunde auch vertrauliche Kommunikation des Arbeitnehmers mit der Personalabteilung, die ebenfalls einen höheren Schutzwert innehat.

 

Wurde ein Verbot ausgesprochenen, sollten Vorgesetzte darauf achten, dass das Verbot konsequent und gegenüber allen Mitarbeitern gleichermaßen umgesetzt und die Einhaltung stichprobenartig (nicht automatisiert!) überwacht wird. Nutzt ein Mitarbeiter dennoch Internet und E-Mail zu privaten Zwecken und wird dabei erwischt, besteht ein Kündigungsgrund – wobei auf eine vorherige Abmahnung des Arbeitnehmers nicht verzichtet werden sollte.

 

Duldung der privaten Internet und E-Mail Nutzung trotz ausdrücklichem Verbot

Duldet der Arbeitgeber trotz eines ursprünglich ausgesprochenen Verbots die Privatnutzung der betrieblichen Mittel durch den Arbeitnehmer, weil er es nach Kenntniserlangung schlichtweg geschehen lässt, entsteht unter Umständen eine betriebliche Übung. Eine betriebliche Übung wird nach einem Zeitraum von einem halben bis einem Jahr anzunehmen sein.

Zu beachten ist, dass eine ständige Überwachung durch den Arbeitgeber nicht erforderlich ist, um die Wirksamkeit des ausgesprochenen Verbots zu erhalten; dies könnte unter Umständen sogar gegen das Übermaßverbot verstoßen. In der Praxis werden stichprobenartige Kontrollen empfohlen.

Sollte eine betriebliche Übung zugunsten einer privaten Internetnutzung entstanden sein, treten die oben skizzierten Probleme und Nachteile der erlaubten Privatnutzung der IT auf.

 

Fazit

Im Ergebnis sollten zur Vermeidung von Unklarheiten beim Umgang mit der Privatnutzung des Internets und der übrigen IT im Unternehmen konkrete Regelungen getroffen werden. Hierfür geeignet ist eine individuelle vertragliche Vereinbarung z.B. als schriftliche Nebenabrede zum Arbeitsvertrag. Das Recht in diesem Bereich eine Regelung zu treffen, leitet sich aus dem allgemeinen Direktionsrecht des Arbeitgebers ab. Will der Arbeitgeber sich später von der Erlaubnis der Privatnutzung lösen, ist es wichtig, im Vorfeld bei Gestattung einen Widerrufsvorbehalt zu vereinbaren, andernfalls muss der Arbeitnehmer jeder späteren Änderung zustimmen.

Um eine pauschale Regelung für alle Arbeitnehmer oder eine definierte Gruppe von mehreren Arbeitnehmern zu treffen, eignet sich am besten eine IT-Richtlinie. In Unternehmen mit Betriebsrat spricht man dann von einer Betriebsvereinbarung, die im Vorfeld vom Betriebsrat abgesegnet sein muss. Ein Widerruf der privaten Internetnutzung ist durch Änderung der Betriebsvereinbarung ohne weiteres möglich.

Unternehmen, die sich diese Thematik bewusst machen und frühzeitig für klare Regelungen sorgen, schärfen nicht nur das Bewusstsein ihrer Arbeitnehmer für ein rechtmäßiges und unrechtmäßiges Handeln, sondern bewahren ihr Unternehmen zudem vor empfindlichen Sanktionen, die als Folge eines Verstoßes gegen die Datenschutzregelungen eintreten können.

 


 

 

 

 

Rechtsanwältin Janine Smitkiewicz, LL.M.
Die Autorin ist Partnerin der Kanzlei Auer & Smitkiewicz, Partnerschaft von Rechtsanwälten in München. Ihre Tätigkeitsschwerpunkte liegen im Gewerblichen Rechtsschutz und Urheberrecht mit Fokus auf die Rechtsberatung rund um die Themen Games, Software und Internet.

 

  

 

 

 

 

Rechtsanwalt Thomas Auer
Der Co-Autor ist Partner der Kanzlei Auer & Smitkiewicz, Partnerschaft von Rechtsanwälten in München. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen im Gesellschaftsrecht, Erbrecht und dem Recht der Unternehmensnachfolge sowie dem Immobilienrecht.

Informationen über ihre Kanzlei finden Sie unter www.auer-smitkiewicz.de.

 

 

 

 

Wichtiger Hinweis
Der vorliegende Rechtsbeitrag stellt weder eine Rechtsberatung dar noch ersetzt er die Beratung durch einen Rechtsanwalt, bei der die Besonderheiten des Einzelfalls berücksichtigt werden können. Der Beitrag ist abgestimmt auf die der Autorin bei der Veröffentlichung bekannte Rechtsprechung und die herrschende Meinung in der einschlägigen Rechtsliteratur. Es ist nicht auszuschließen, dass einzelne Textpassagen im Lichte eines unbekannten oder nicht veröffentlichten Urteils zu beanstanden sind. Bitte informieren Sie sich über derartige Umstände oder holen im Zweifel fachkundigen Rat ein.

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